6 pasos para usar la combinación de correspondencia en una cuenta de Microsoft Outlook

A diferencia de transmitir un mensaje de correo electrónico a un grupo de personas, Combinación de correspondencia de Outlook convierte a cada destinatario en el único destinatario del mensaje. La función de combinación de correspondencia juega un papel clave en el envío de un mensaje a muchas personas que desea personalizar para cada individuo.

Necesita 3 archivos o documentos para crear mensajes de correo electrónico con el Fusión de correo de Outlook proceso -

  1. Documento principal: Su documento o archivo principal es su mensaje de correo electrónico. Esto básicamente comprende textos y gráficos que son idénticos para cada versión del archivo combinado.
  2. Lista de correo: ¿Qué contiene la lista de correo? Los datos. Son los datos que se utilizan para habitar (poblar) la información de la carta. Por ejemplo, la lista conserva sus nombres y su archivo / documento principal es el mensaje de correo electrónico que se dirige a los nombres en su lista de correo.
  3. Documento combinado: Es la combinación de la lista de correo y el documento principal. El proceso de combinación de correspondencia obtiene información de la lista de correo y la ingresa en el documento principal; así, resultando en un documento combinado personalizado para cada individuo en la lista de correo.
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    6 pasos para utilizar el proceso de combinación de correspondencia de Outlook

    Paso - 1: Prepare su documento principal

    Si desea que la gente sepa sobre un evento o programa en particular (incluya nombre, dirección, fecha y hora, etc.), escriba el contenido principal o el cuerpo del mensaje de correo electrónico en Word.

    • Ahora, ve al 'Correos'pestaña, busque la opción que dice'Iniciar combinación de correspondencia', Seleccione 'Iniciar combinación de correspondencia> Mensajes de correo electrónico'

    Paso 2: Configurar la lista de distribución

    Asegúrese de tener Outlook instalado en su sistema para enviar correos electrónicos. Las personas que usan Outlook MAPI deben confirmar que las versiones de Outlook y Word son las mismas.

    Por otro lado, su lista de correo es su fuente de datos que conserva los contactos de Outlook, la lista de direcciones de la oficina y una base de datos de acceso. Word usaría esos registros e información para crear mensajes de correo electrónico.

    Paso - 3: Asociar la lista de distribución con su mensaje de correo electrónico

    Elija los destinatarios de correo de su fuente de datos (lista de direcciones). La fuente de datos debe tener una columna que contenga los ID de correo electrónico de las personas a las que desea enviar el correo electrónico (cada persona debe tener una dirección de correo electrónico).

    • Correos> Iniciar combinación de correspondencia> Seleccionar destinatarios y luego seleccione una opción
    • Ahora, debe realizar una de las siguientes acciones:
    • Seleccione 'Escriba una lista nueva'y cree una si no tiene una lista de correo
    • O seleccione 'Usar una lista existente'si la lista de correo está en una base de datos de Access o en una hoja de cálculo de Excel. Examine la lista y haga clic en 'Abierto'
    • O seleccione 'Elija entre los contactos de Outlook'si está utilizando contactos de Outlook
    • Seleccione Archivo> Guardar como
    • Escriba un nombre de archivo en el 'Nombre del archivo' caja y elija 'Ahorrar'

    Cómo editar su lista de correo

    Cuando desee enviar correos electrónicos a un grupo particular de personas en su lista de correo electrónico, reduzca la lista siguiendo los pasos en 'Editar' sección -

    • Seleccione 'Editar lista de destinatarios'
    • Ordene o filtre la lista para verificar los nombres de los destinatarios del mensaje de correo electrónico

    Paso 4: agregar contenido personalizado al mensaje de correo electrónico

    Puede personalizar cada mensaje (correo electrónico) ingresando el nombre y la dirección de correo electrónico de las personas. Simplemente inserte campos de combinación en el documento principal y complete el proceso. He aquí cómo hacerlo:

    • Ve a la 'Correos'pestaña, elija'Bloque de dirección' en el 'Escribir e insertar campos'
    • En el 'Insertar bloque de direcciones', debe elegir un formato para todos los nombres de los destinatarios (ya que el nombre se mostrará en el correo electrónico)
    • Inserte el campo de fusión haciendo clic en 'OK'
    • Tienes que elegir 'Línea de saludo' (en el 'Escritura e inserción' grupo)
    • Seleccione el formato que desea utilizar (en el 'Insertar línea de saludo' caja de diálogo)
    • Ahora, seleccione 'OK'para insertar el campo de combinación
    • Navegar Archivo> Guardar para conservar su mensaje de correo electrónico

    Verificación de nombres de campos de combinación

    • En Palabra, Ve a la 'Correospestaña 'y elija la'Campos de coincidencia'cuadro de diálogo en el'Escribir e insertar campos'
    • Ahora, debe verificar los detalles: haga coincidir los nombres de los encabezados de columna para los registros en la fuente de datos de la lista de correo
    • No haga nada si los nombres coinciden con los encabezados de columna en la fuente de datos de la lista de correo (si no coincide, debe seleccionar la flecha desplegable y elegir el nombre del campo en la fuente de datos de la lista de correo)
    • Haga clic en 'OK'

    Necesita 'Dar formato a los campos de combinación de correspondencia'

    Elija el nombre del campo de combinación y realice los cambios necesarios en el tamaño de fuente y el espaciado del contenido combinado.

    • Ve a la 'Vista previa de resultados'grupo en el'Correos'pestaña y seleccione'Vista previa de resultados'para pasar a los campos de combinación de correspondencia de los resultados combinados en su carta.
    • Aquí, debe seleccionar el nombre del campo de combinación
    • Seleccione la fuente y su tamaño según su deseo (en la pestaña 'Inicio')
    • Elija el espacio entre párrafos en el 'Diseño de página'

    Paso - 5: Vista previa y finalización

    ¿Quiere obtener una vista previa de los resultados de la fusión? Podrá hacerlo solo después de agregar campos de combinación al documento principal. Complete el proceso de combinación solo después de que esté satisfecho con la vista previa.

    • Seleccione 'Vista previa de resultados '
    • Escoger 'próximo' o 'Anterior' botón de grabación para asegurarse de que las direcciones y los nombres sean correctos
    • Debes seleccionar 'Finalizar y fusionar> Enviar mensajes de correo electrónico'
    • Seleccione el nombre de la columna de la dirección de correo electrónico de la lista (en el 'A' caja)
    • En el 'Línea de asunto', el remitente del correo electrónico debe escribir un'línea de asunto'por el mensaje
    • Escoger 'Texto sin formato o HTML (configuración predeterminada)' en el 'Formato de correo'para enviar el documento como el cuerpo del mensaje de correo electrónico
    • Bajo la 'Enviar registros', debe realizar una de las siguientes actividades:
    • Seleccione 'Registro actual'
    • O puede aceptar la configuración predeterminada para fusionar y enviar 'Todas' registros
    • O ingrese el 'número de registro' en el 'De'y comience la fusión. Y debes ingresar al 'número de registro' en el 'A' caja
    • Haga clic en 'OK'para ejecutar la combinación de correo electrónico

    Paso - 6: Guardar mensaje personalizado

    En la mayoría de las ocasiones, los usuarios prefieren guardar el mensaje personalizado ya que consideran utilizarlo para otra combinación de correspondencia. Si eligió guardar el mensaje, guardó su conexión a la fuente de datos.

    Por lo tanto, cuando abra el documento principal, aparecerá 'Palabra' si mantener la conexión a la fuente de datos o no. El documento se abrirá mostrando información combinada con el primer registro si selecciona ''.

    Si 'No', la conexión se interrumpirá y el documento principal del correo electrónico será un documento estándar de Word.

    ¿Encuentra útil este artículo? Si no pudo ejecutar los métodos correctamente, le recomendamos que se ponga en contacto con los profesionales. Soporte de atención al cliente de Outlook está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana para ayudarlo.

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